Henkilötietorekisteri

Perustuu kansalliseen lainsäädäntöön, sekä tietosuoja-asetukseen 2016/679 (EY)

1. REKISTERINPITÄJÄ
Lankosken Sähkö Oy
Hirvijärventie 8
29810 Siikainen
Y-tunnus 0139829-2


2. REKISTERIN NIMI

Lankosken Sähkö Oy:n asiakasrekisteri


3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen sekä siihen liittyvien rekisterinpitäjän ja kolmansien osapuolten oikeutettuihin etuihin. Tietojärjestelmällä ylläpidetään sopimussuhteisia asiakas-, ja laskutustietoja. Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden henkilötietoja tietosuojasäädösten mukaisesti asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, liittämis- ja verkkopalvelujen ylläpitämiseksi, liittämis- ja verkkopalveluun liittyvien palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen, johtoaluesopimusten ylläpitoon, tilastointiin, laskutukseen, maksujen valvontaan sekä perintätoimenpiteitä varten. Tietoja voidaan käsitellä markkinointiin ja mielipidetutkimusten toteuttamiseksi. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu pakottaviin, lakisääteisiin velvoitteisiin. Tällaisia lakeja ovat mm. sähkömarkkinalaki ja sitä täydentävät asetukset, energiatehokkuuslaki, kuluttajansuojalaki, sekä maankäyttö- ja rakennuslaki johtoaluesopimusten osalta.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia rekisterinpitäjän asiakkaaseen tai muuhun rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

• nimi, ikä tai syntymävuosi
• henkilötunnus/y-tunnus
• tunnisteita kuten asiakasnumero, käyttöpaikkatunnus tai muu yksilöivä tunnus
• äidinkieli
• yhteystiedot, kuten laskutusosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, muu osoitetieto
• asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja kiellot
• asiakkaan ryhmittelyyn tai profilointiin liittyvät tiedot
• asiakaspalvelun ja asiakkaan välinen asiointiin liittyvä kommunikaatio
• asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
• asiakkaan laskutukseen, maksamiseen ja perintään liittyvät tiedot
• energian käyttökohteiden tiedot
• käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot ja muut käyttöpaikkaa koskevat tarvittavat tiedot
• puhelutallenteet (puheluiden tallentamisesta ilmoitetaan aina erikseen)
• energian kulutustiedot
• maan omistukseen liittyviä tietoja johtoaluesopimusten osalta
• Palveluiden käytöstä mahdollisesti havainnoitavissa olevia tietoja
• palvelussa suoritetut toimet, kuten vierailut tietyllä sivulla, haun suorittaminen
• vierailun ajankohta, toistuvuus ja kesto
• selaimen tyyppi ja käyttöjärjestelmä
• laitteen tyyppi, kuten tietokone tai mobiililaite
• IP-osoite
• istunnon aika ja kesto
• näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä
• yksilöllinen tunniste, kuten eväste- tai laite-ID
• muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

Joidenkin yllä kuvattujen tietojen (kuten rekisteröityä koskevat perustiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot) antaminen on edellytys rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden toimittamiselle. Lakisääteiset velvoitteet myös edellyttävät rekisterinpitäjää keräämään rekisteröidystä joitain tietoja (kuten energian kulutusta ja tuotantoa koskevat tiedot). Näiden tietojen antamatta jättäminen tai keräämisen estäminen voivat estää tai hankaloittaa rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamista. Rekisteröidyllä on jäljempänä kuvatulla tavalla kuitenkin oikeus kieltää tiettyjen tietojen (kuten markkinointilupien) kerääminen ja käsittely.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä, sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan tuotteiden tai palvelujen käytöstä, kuten kulutusmittareilta saadut energian käyttötiedot. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää Suomen asiakastieto Oy:n, Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muiden vastaavien palveluiden tarjoajien rekisterinpitäjien rekistereistä. Lisäksi tietoja päivitetään sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella. Kaikki asiakkaiden kontaktit voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään kontaktien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä. Myös puheluita voidaan nauhoittaa.

6. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Lankosken Sähkö Oy:n asiakasrekisteristä luovutetaan tietoja lähtökohtaisesti ainoastaan palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuville kolmansille tahoille, kuten esimerkiksi perintäpalvelut. Edellä mainitun lisäksi tietoja luovutetaan ainoastaan rekisteröidyn tai tämän laillisesti hyväksytyn edustajan suostumuksella tai pyynnöstä tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja luovutetaan sähkömarkkina- ja muun lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa energiatoimialan toimijoille. Esimerkiksi luovuttamista sähkömarkkinatoimijoille ohjaa sähkömarkkinoiden syrjimättömyyssäännöstö sekä sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon säännöstö. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

7. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisin menettelytavoin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

8. TIETOJEN SÄILYTYS
Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 3 määriteltyjen tarpeiden toteuttamiseksi. Lakiin perustuvista säilytysaikavelvoitteista merkittävin on kuluttaja-asiakkaan laskutuksen oikaisuvelvoite, joka määrittää tietojen säilytysajaksi kymmenen (10) vuotta. Oikeudelliseen perintään liittyvien tietojen säilytysaika on 20 vuotta.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilörekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla tarpeellisilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus ainoastaan Lankosken Sähkö Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Edellytämme henkilöstöltämme ja yhteistyökumppaneiltamme sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Lankosken Sähkö Oy:n käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.

10. REKISTERÖIDYLLE AIHEUTUVAN RISKIN HALLINTA
Henkilötietojen käsittelyssä Lankosken Sähkö Oy:n ehdottomana tavoitteena on käsitellä tietoja siten, ettei siitä aiheudu riskiä rekisteröidyille. Riskien hallinnan toimenpiteisiin kuuluvat mm. säännöllinen riskien havainnointi, tietojen käsittelyyn liittyvä vaikutusten arviointi ja henkilöstön koulutus. Tietoturvaloukkauksen sattuessa arvioidaan riski rekisteröidylle. Mikäli arvioidaan rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille syntyvän oleellinen riski, ilmoitetaan loukkauksesta ensi tilassa rekisteröidylle.

11. TARKASTUS-, KIELTO- JA KORJAUSOIKEUS
Säädösten mukaan rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot rekisterissä. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää virheen oikaisua koskevan pyynnön. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistoa tai siirtoa ja rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä.

Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tehdään kirjallisesti allekirjoittamalla ja toimittamalla pyyntö alla mainittuun osoitteeseen. Pyyntöön on liitettävä kopio kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta.

Lankosken Sähkö Oy
henkilötietojen tarkastuspyyntö
Hirvijärventie 8
29810 Siikainen

Tai käymällä henkilökohtaisesti (henkilöllisyys todistettava) allekirjoitetun asiakirjan kanssa rekisterinpitäjän luona yllä mainitussa osoitteessa. Vastaamme kirjallisesti 30 päivän kuluessa siitä, kun rekisteröidyn kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut tai rekisteröity on käynyt henkilökohtaisesti pyynnön tekemässä toimipisteessämme. Rekisteröidyllä on säädösten mukainen oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin, etämyyntiin tai mielipidetutkimuksiin sekä peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ilmoittamalla siitä kirjallisesti tai soittamalla asiakaspalveluumme 02 528 8800. Lankosken Sähkö Oy saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos asiakas käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

12. Muuta
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on loukattu hänen lakisääteisiä oikeuksiaan.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Lankosken Sähkö Oy pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Tietosuojaselosteen sisältö kannattaa tarkistaa säännöllisesti.